¿Qué es una central de autorizaciones?
La central de autorizaciones es el área del hospital responsable de solicitar, dar seguimiento y controlar las autorizaciones de las aseguradoras para procedimientos, hospitalizaciones, prórrogas y materiales. Concentra en un equipo lo que antes estaba disperso entre admisión, consultorios, quirófano y facturación.
En Brasil, la aseguradora (operadora) es la empresa que vende seguros de salud privados, regulada por la ANS (Agencia Nacional de Salud Suplementaria). Cada autorización genera una clave (senha). El hospital la anota en la guía del estándar TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar, el estándar obligatorio de intercambio de datos). Sin clave vigente para cada ítem, lo más probable es que la cuenta reciba glosa. Qué es la autorización previa, los plazos de la ANS y el manejo de negativas están en la guía pilar Autorización previa.
Esta guía trata de la organización del área: equipo, reglas, rutina e indicadores.
¿Por qué la central es la etapa en la que la glosa es más barata de evitar?
Porque el error de autorización ocurre antes de la atención, cuando todavía se corrige con una solicitud complementaria. Después del alta, el mismo error se vuelve glosa, apelación, retrabajo y un plazo de cobro más largo.
La glosa pesa mucho en el sector. En los hospitales de la Anahp, la glosa inicial fue de 15.93% de los montos por cobrar a las aseguradoras en 2025, antes de negociar. La glosa aceptada como pérdida fue de 1.72% del ingreso bruto de aseguradoras [7]. La Anahp no detalla qué parte de esa glosa viene de la autorización.
Las glosas por autorización son administrativas: dependen del proceso interno, no de una discusión clínica. La tabla 38 de la TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar, el catálogo de códigos del estándar) tiene motivos específicos para ellas [6]:
| Código (tabla 38) | Motivo | Dónde actúa la central |
|---|---|---|
| 1414 | Vigencia de la clave expirada | Control de vigencia con alerta antes del vencimiento |
| 3103 | Autorización fuera del plazo acordado | Solicitud dentro del plazo del contrato, incluso en urgencias |
| 1917 | Falta prórroga para los días de estancia cobrados | Seguimiento diario de hospitalizados |
| 3292 | Cantidad superior a la autorizada | Revisión de lo autorizado antes del procedimiento |
| 1818 | Cobro de procedimiento que exige autorización previa, como el que usa OPME | Coordinación con quirófano y abastecimiento |
La lista completa está en la guía Códigos de glosa TISS. Los códigos y sus descripciones deben revisarse en la versión vigente de la TUSS.
El mapa de reglas por aseguradora es la base de la central
No existe una lista única de lo que requiere autorización: cada contrato define la suya. La Lei 9.656/1998 (Ley 9.656/1998, de seguros de salud) incluye entre las cláusulas obligatorias del contrato con el prestador los actos que dependen de autorización de la aseguradora [2]. La RN 503/2022 (Resolución Normativa 503/2022 de la ANS) detalla: el contrato debe identificar esos actos y prever la rutina operativa, la responsabilidad de cada parte y el plazo de respuesta, con negativa fundamentada según el estándar TISS [1].
El mapa de reglas convierte esas cláusulas en una ficha por aseguradora, consultada en cada solicitud. Un modelo mínimo:
| Campo del mapa | Qué registrar | De dónde sale |
|---|---|---|
| Qué requiere autorización | Procedimientos, estudios, terapias y materiales | Contrato y manual de la aseguradora |
| Canal de solicitud | Portal, servicio web TISS, correo electrónico | Contrato y manual |
| Documentos exigidos | Orden médica, informe, estudios, cotizaciones de OPME | Manual de la aseguradora |
| Plazo de respuesta acordado | Días hábiles para programados, alta complejidad e hospitalización | Contrato (RN 503/2022) |
| Vigencia de la clave | Días de vigencia y regla de renovación | Contrato y manual (la ANS no fija plazo) |
| Regla de prórroga | Cuándo pedirla y con qué documento | Contrato y manual |
| Urgencias | Cómo y en cuánto tiempo avisar a la aseguradora | Contrato |
| Contacto de escalamiento | Nombre, canal y horario | Aseguradora |
La ANS no fija la vigencia de la clave, y cambia entre aseguradoras: por eso debe estar en el mapa, con su fuente. El mapa necesita un responsable, la fecha de la última revisión y una actualización con cada adenda o manual nuevo. Lo que el contrato debe prever está en RN 503/2022: lo que debe decir el contrato con la aseguradora.
¿Cómo estructurar el equipo?
La forma que suele funcionar mejor divide el equipo por tipo de solicitud, no por aseguradora. Cada tipo tiene plazos, documentos y riesgos distintos.
| Frente | Qué hace | Interfaz principal |
|---|---|---|
| Coordinación | Mantiene el mapa de reglas, reparte la fila, escala casos, sigue indicadores | Facturación, gestión de contratos, aseguradoras |
| Programados y ambulatorio | Pide autorización de estudios, terapias y cirugías programadas antes de agendar | Agenda, consultorios |
| Hospitalización y prórrogas | Sigue a los hospitalizados todos los días y pide prórrogas y complementos | Enfermería, médicos tratantes, gestión de camas |
| Alta complejidad y OPME | Arma solicitudes con anexos, cotizaciones e informes; revisa lo autorizado antes de la cirugía | Quirófano, abastecimiento, médicos |
| Apoyo técnico | Enfermero o médico que revisa las justificaciones clínicas antes del envío | Cuerpo médico |
El dimensionamiento depende del volumen diario de solicitudes, de la proporción con anexos y del número de aseguradoras. Un método práctico es medir durante algunas semanas el tiempo promedio por tipo de solicitud y dividir la demanda entre la capacidad de cada analista. Si el volumen no justifica frentes separados, una persona puede cubrir varios. Pero la fila de prórrogas no puede esperar detrás de la de programados.
La central también necesita cobertura en los horarios en que llega la demanda. Las hospitalizaciones de urgencia y los procedimientos agregados durante la cirugía generan solicitudes fuera del horario de oficina.
¿Cómo debe ser la rutina diaria de la central?
La rutina sigue el camino de la solicitud, de la entrada a la devolución de la glosa. El diagrama resume las etapas.
Ver las etapas en tabla
| Etapa | Qué ocurre | Punto de control |
|---|---|---|
| 1. Entrada | La solicitud llega con la elegibilidad confirmada | No |
| 2. Revisión con el mapa | Verifica si la aseguradora exige clave y si los documentos están completos | Sí |
| 3. Solicitud | Envío por el canal de la aseguradora; anexos de OPME, quimioterapia y radioterapia en el lote TISS | No |
| 4. Plazo del contrato | Da seguimiento a la fecha límite y escala solicitudes detenidas | No |
| 5. Respuesta | Registra clave, vigencia e ítems, o la negativa con su motivo | No |
| 6. Revisión la víspera | Compara lo autorizado con la agenda quirúrgica y el OPME separado | Sí |
| 7. Hospitalizados | Pide la prórroga antes de que terminen los días autorizados y los complementos | Sí |
| 8. Devolución de la glosa | La glosa por autorización regresa a la central con código, monto y aseguradora | No |
- Entrada. La solicitud llega de la agenda, del consultorio, de la hospitalización o del quirófano, con la elegibilidad ya confirmada (vea Verificación de elegibilidad).
- Revisión con el mapa. El equipo verifica si el ítem requiere autorización en esa aseguradora y si la documentación está completa.
- Solicitud. La solicitud va por el canal de la aseguradora. Los pedidos de OPME, quimioterapia y radioterapia usan los anexos propios del estándar TISS, cuyo lote es de envío electrónico obligatorio [5].
- Seguimiento del plazo. Cada solicitud tiene fecha límite de respuesta según el contrato. La que se detiene más allá del plazo se escala.
- Respuesta. Con la clave, la central registra número, vigencia e ítems autorizados. Con la negativa, registra el motivo y decide si corregir, complementar o involucrar al médico (vea Negativa de autorización).
- Revisión la víspera. Un día antes, la central compara lo autorizado con la agenda quirúrgica y el OPME separado.
- Hospitalizados y complementos. Todos los días revisa los días autorizados de cada hospitalizado y pide la prórroga antes de que terminen. En el estándar TISS, la prórroga se vincula a la guía de solicitud de hospitalización inicial [5]. Los procedimientos agregados en la cirugía generan una solicitud complementaria de inmediato.
- Devolución de la glosa. Toda glosa por motivo de autorización regresa a la central, con código, monto y aseguradora, para corregir la causa.
El detalle de cada etapa sensible está en Prórroga de hospitalización, Autorización de OPME y Clave de autorización vencida.
Los plazos que la central debe seguir
La central maneja dos grupos de plazos: los que protegen al beneficiario, fijados por la ANS, y el que rige entre hospital y aseguradora, fijado en el contrato.
Según la RN 623/2024, vigente desde el 1 de julio de 2025, la aseguradora debe responder al beneficiario en hasta 5 días hábiles, o 10 días hábiles para procedimientos de alta complejidad e hospitalización programada. En urgencia y emergencia, la respuesta es inmediata [3]. Las respuestas genéricas, como “en análisis”, no cuentan como respuesta, y la negativa debe ser por escrito, con el motivo y la cláusula o norma que la justifica [3].
La respuesta no puede superar los plazos de garantía de atención de la RN 566/2022, como 21 días hábiles para hospitalización programada y procedimientos de alta complejidad [4]. La tabla completa está en Plazos de atención de la ANS.
Hay un límite importante: la ANS aclara que la RN 623/2024 no regula las solicitudes hechas por prestadores [3]. Entre hospital y aseguradora rige el plazo acordado en el contrato, como exige la RN 503/2022 [1]. Por eso el mapa de reglas debe incluirlo, y la central debe medirlo.
¿Qué indicadores medir en la central?
La central necesita pocos indicadores, medidos cada mes, por aseguradora y por frente. El cuadro muestra los principales.
| Indicador | Fórmula | Fuente del dato | Qué muestra |
|---|---|---|---|
| Glosa por motivo de autorización | Monto con glosa bajo códigos de autorización ÷ monto presentado | Estado de análisis de cuenta | La pérdida que la central puede evitar |
| Atenciones con autorización completa | Atenciones con clave vigente para todos los ítems ÷ atenciones que requieren clave | Sistema hospitalario y de facturación | Cobertura del proceso |
| Tiempo promedio de respuesta | Promedio de días hábiles entre solicitud y respuesta, por aseguradora | Registro de la central | Aseguradoras que retrasan agenda y facturación |
| Solicitudes fuera del plazo contractual | Solicitudes sin respuesta en el plazo del contrato ÷ total de solicitudes | Registro de la central | Base para reclamar a la aseguradora |
| Tasa de negativa | Solicitudes negadas ÷ solicitudes hechas, por motivo | Registro de la central | Dónde la solicitud debe documentarse mejor |
| Prórrogas fuera de plazo | Prórrogas pedidas después del fin de los días autorizados ÷ total de prórrogas | Registro de la central y censo diario | Riesgo de glosa de días de estancia |
| Cirugías reprogramadas por falta de clave | Cirugías reprogramadas por autorización pendiente ÷ cirugías agendadas | Agenda quirúrgica | Efecto de la central en la producción |
El primer indicador liga la central al resultado financiero. Requiere un acuerdo con facturación sobre qué códigos de la tabla 38 entran en el cálculo. Las fórmulas de los demás indicadores del ciclo están en Indicadores del ciclo de ingresos, y las cifras del sector, en Datos del sector.
¿Un procedimiento autorizado puede recibir glosa después?
Sí, y por eso la central debe registrar exactamente lo autorizado. Los ítems que exceden la autorización, como una cantidad mayor, otro material o días sin prórroga, tienen códigos de glosa propios en la tabla 38 [6].
Para el procedimiento autorizado y realizado tal como se autorizó, el tema está en discusión. El manual de contratación de la Anahp de 2025 recomienda que el contrato descarte la glosa de lo autorizado “salvo en casos excepcionales y bien fundamentados” [8]. La Consulta Pública 170/2026 de la ANS propuso prohibir la glosa de procedimiento autorizado y realizado, salvo divergencia técnica [9]. Al 17 de octubre de 2026, la norma final no se había publicado [9].
Lo que vemos en la operación
En Accrua, tratamos la central de autorizaciones como la etapa en la que la glosa es más barata de evitar, porque la glosa evitada ahí no necesita apelación. Accrua OS tiene, por aseguradora, la regla de autorización, el contrato y el historial de glosas ya cargados: es el mapa de reglas descrito en esta guía, actualizado con cada apelación y cada cambio de contrato.
En el historial del hospital, separamos las glosas con códigos ligados a la autorización, como autorización vencida, autorización fuera del plazo acordado, cantidad mayor a la autorizada y OPME no autorizada, y las cruzamos con la etapa en la que ocurrió la falla. También medimos el tiempo de respuesta de cada aseguradora contra el plazo del contrato.
Los agentes siguen el plazo y el estatus de cada solicitud y alertan cuando una autorización está por vencer o cuando el procedimiento programado no coincide con el autorizado. La revisión de la víspera de la cirugía queda a cargo de una persona del equipo, que recibe todo consolidado y con la fuente.
Por dónde empezar
- Arme el mapa de reglas de cada aseguradora a partir del contrato y del manual vigente, con responsable y fecha de revisión.
- Mida la glosa por motivo de autorización de los últimos 12 meses, por aseguradora y por código de la tabla 38.
- Divida la fila por tipo de solicitud, con prioridad diaria para hospitalizados y prórrogas.
- Cree la revisión de la víspera entre lo autorizado, la agenda quirúrgica y el OPME separado.
- Cierre el ciclo con facturación: toda glosa por autorización regresa a la central con código y monto.