O que é uma senha de autorização vencida?
Senha de autorização vencida é a autorização prévia cuja data de validade já passou sem que o procedimento, o exame, a sessão ou a internação tenha sido realizado. A senha continua existindo no sistema da operadora, mas deixa de cobrir o atendimento feito depois daquela data.
A senha é o número que a operadora gera ao aprovar o pedido. O hospital informa esse número na guia de cobrança, e a operadora confere, na análise da conta, se o item realizado estava autorizado e dentro do prazo. A lógica geral da autorização está no guia Autorização prévia.
Por isso a validade é parte do controle de receita, não um detalhe da recepção. Uma senha correta, para o paciente certo e o código certo, ainda assim gera glosa se o atendimento acontecer um dia depois do vencimento.
Quem define a validade da senha
A validade da senha é definida pela operadora, no contrato com o hospital ou no manual operacional que o contrato adota. Não há resolução da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) que estabeleça um prazo padrão, como 30 ou 60 dias, para todas as operadoras.
O que a regulação exige é que esse ponto esteja escrito. A Lei 9.656/1998 inclui entre as cláusulas obrigatórias do contrato com o prestador a identificação dos atos que dependem de autorização da operadora [2]. A RN 503/2022 detalha: o contrato deve identificar o que exige autorização administrativa e prever a rotina operacional, a responsabilidade de cada parte e o prazo de resposta, com negativa fundamentada conforme o padrão TISS [3]. O guia RN 503/2022: o que o contrato com a operadora precisa prever trata das demais cláusulas.
Na prática, cada operadora tem a sua regra. Os manuais costumam variar no prazo, no termo inicial (data da autorização ou da emissão), na possibilidade de revalidar e no número de revalidações aceitas. Por isso a validade precisa estar no mapa de regras de cada operadora, junto com o que exige senha e o canal de pedido.
Onde a validade aparece na guia. O Padrão TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar) da ANS prevê, nos dados da autorização da guia de serviço profissional / serviço auxiliar de diagnóstico e terapia (SP/SADT), os campos de data da autorização, senha e data de validade da senha [4]. A resposta da operadora à solicitação deve listar todos os itens pedidos, inclusive os não autorizados [7]. Veja a estrutura das mensagens no guia Padrão TISS.
Por que a senha vence antes do procedimento?
A senha vence porque a validade corre a partir da autorização, enquanto a data do atendimento depende de agenda, do paciente e da evolução clínica. Quando essas datas se afastam, o vencimento acontece mesmo com o processo de autorização correto.
| Causa | Como acontece | Como prevenir |
|---|---|---|
| Agenda distante | O procedimento eletivo é marcado para depois do fim da validade | Conferir a validade no agendamento, não no faturamento |
| Remarcação | Paciente, médico ou centro cirúrgico adia a data já marcada | Reavaliar a senha a cada remarcação, com alerta automático |
| Demora na resposta | A operadora leva dias para responder e a janela útil encurta | Pedir com antecedência compatível com o prazo de resposta do contrato |
| Internação mais longa | As diárias autorizadas terminam antes da alta | Pedido de prorrogação antes do fim das diárias |
| Terapia seriada | O paciente falta e as sessões restantes ficam para depois da validade | Acompanhar saldo de sessões e validade juntos |
| Pendência documental | A autorização sai, mas o atendimento espera laudo, exame ou órteses, próteses e materiais especiais (OPME) | Checar documentos e materiais antes de pedir a senha |
| Cadastro desatualizado | A validade não foi registrada no sistema do hospital | Registrar senha, validade e itens autorizados na hora da resposta |
A demora na resposta merece atenção. Quando a solicitação é do beneficiário, a RN 623/2024 dá à operadora até 5 dias úteis para responder, ou 10 dias úteis para procedimentos de alta complexidade e internação eletiva, contados a partir do dia útil seguinte ao pedido [5]. A resposta não pode ultrapassar os prazos de garantia de atendimento da RN 566/2022, que são de 21 dias úteis para esses dois casos [5][6].
A ANS esclarece, porém, que a RN 623/2024 não regula os pedidos feitos por prestadores [5]. Na relação entre hospital e operadora, vale o prazo de resposta do contrato, exigido pela RN 503/2022 [3]. A conta do agendamento, portanto, precisa somar o prazo de resposta contratado e a validade da senha de cada operadora.
O que acontece quando o procedimento é feito com a senha vencida
Quando o atendimento acontece depois da validade, a operadora tende a glosar o item na análise da conta. A tabela 38 da Terminologia Unificada da Saúde Suplementar (TUSS), que padroniza as mensagens de glosa e de negativa, tem um código próprio para esse caso: 1414, “data de validade da senha expirada” [1]. A mesma tabela é usada nas respostas de autorização e de cobrança [7].
É uma glosa administrativa: não discute a indicação clínica, só o prazo. Por isso costuma ser evitável com processo interno, e difícil de reverter quando não há registro do que aconteceu. Os demais códigos estão no guia Códigos de glosa TISS.
O recurso tem mais chance quando o hospital consegue mostrar que agiu dentro do prazo. Servem como evidência:
- o protocolo de pedido de revalidação ou de prorrogação feito antes do vencimento;
- a data em que a operadora respondeu, quando a resposta atrasou e encurtou a validade;
- o registro de urgência, quando o atendimento não podia esperar uma nova senha;
- a evolução médica que justifica a permanência, na internação.
Os modelos de argumentação estão no guia Recurso de glosa.
Como controlar a validade da senha por operadora?
O controle começa no mapa de regras de cada operadora e termina numa fila diária de senhas a vencer. O objetivo é que nenhuma senha vença sem que alguém tenha decidido: realizar antes, revalidar ou pedir de novo.
Ver a descrição em texto
- Registro: senha, data da autorização, data de validade e itens autorizados.
- Cruzamento: validade comparada com a data agendada.
- Alerta: fila de senhas a vencer.
- Decisão antes do vencimento: antecipar o atendimento, revalidar (se a operadora aceitar) ou fazer nova solicitação ou prorrogação.
- Conferência antes da cobrança: data de cada item contra a validade da senha. Sem decisão, a senha vence e tende a virar glosa 1414 (validade da senha expirada).
- Registro. Ao receber a resposta, a central grava senha, data da autorização, data de validade e itens autorizados no sistema do hospital.
- Cruzamento com a agenda. O sistema compara a validade com a data marcada do atendimento.
- Alerta antecipado. Senhas que vencem antes do atendimento, ou nos próximos dias, entram numa fila de trabalho.
- Decisão. A equipe antecipa o atendimento, pede a revalidação ou faz nova solicitação, conforme a regra da operadora.
- Conferência antes da cobrança. O faturamento confere a data de cada item contra a validade antes de fechar a guia.
O mapa de regras precisa ter, para cada operadora, as informações abaixo. Elas vêm do contrato e do manual do prestador.
| Informação no mapa | Por que importa |
|---|---|
| Prazo de validade por tipo de autorização (exame, procedimento, internação, terapia, OPME) | Os prazos podem ser diferentes dentro da mesma operadora |
| Termo inicial (data da autorização ou da emissão) | Muda o último dia útil para o atendimento |
| Possibilidade de revalidação, canal e limite | Define se dá para revalidar ou se é preciso pedir de novo |
| Prazo de resposta contratado | Define com quanta antecedência o pedido deve sair |
| Regra para senhas vinculadas (internação e anexos de OPME, quimioterapia ou radioterapia) | Revalidar só uma das senhas pode deixar a outra vencida |
| Regra para urgência e regularização posterior | Evita glosa de atendimento que começou sem senha |
Dois indicadores mostram se o controle funciona: o valor glosado por senha vencida sobre o valor apresentado, por operadora, e o número de senhas que venceram sem decisão registrada. As fórmulas dos indicadores de autorização estão no pilar Autorização prévia.
O que fazer quando a senha vence
O caminho depende do momento: antes do atendimento, ainda é possível regularizar; depois, resta o recurso de glosa.
Antes do atendimento. Se a regra da operadora permitir, peça a revalidação pelo canal previsto, com o protocolo registrado. Se não permitir, ou se o limite já foi usado, faça uma nova solicitação, que pode ser reavaliada como pedido novo e exigir documentos atualizados. Se a operadora negar, o caminho está no guia Negativa de autorização.
Na internação. A senha da internação cobre um número de diárias. A continuidade depende do pedido de prorrogação, que no padrão TISS fica ligado à solicitação inicial de internação [7]. O pedido deve sair antes do fim das diárias autorizadas, com a justificativa clínica: diária cobrada sem prorrogação pode ser glosada com o código 1917, “falta prorrogação para quantidade de diárias cobradas” [1]. O passo a passo está no guia Prorrogação de internação.
Em urgência e emergência. O atendimento não espera a nova senha: a Lei 9.656/1998 obriga a cobertura desses casos, e a carência máxima é de 24 horas [2]. O hospital comunica a operadora conforme a rotina do contrato e regulariza a autorização assim que possível.
Depois do atendimento. Se o item foi realizado com a senha vencida, separe a evidência antes do envio da conta: protocolos, datas de resposta e registros clínicos. Quando houver base, recorra da glosa 1414 com esses documentos. Quando não houver, registre a perda e a causa para corrigir o processo.
O que vemos na operação
Na Accrua, o controle de validade da senha é feito por operadora, porque é cada contrato ou manual do prestador que define o prazo. As regras de autorização de cada operadora ficam carregadas no Accrua OS, e os agentes acompanham a validade de cada senha em aberto contra a data agendada do procedimento.
Quando uma remarcação, uma terapia seriada ou uma internação que se estende empurra o atendimento para depois da validade, o sistema sinaliza antes, com tempo para pedir nova senha ou prorrogação. Na internação, o acompanhamento das diárias autorizadas serve para pedir a prorrogação antes do fim do período e evitar a glosa 1917.
Antes do envio, a conta é cruzada com o número da senha, a data da autorização e a validade. Se o item foi feito com a senha vencida, a decisão de recorrer, com a justificativa e o histórico do pedido, ou de aceitar a glosa 1414 fica com uma pessoa. A causa do vencimento volta para o agendamento como ajuste de rotina.
Por onde começar
- Levante a regra de validade de cada operadora no contrato e no manual do prestador, por tipo de autorização.
- Registre a validade de toda senha no sistema do hospital no momento da resposta.
- Crie a fila diária de senhas que vencem antes do atendimento agendado.
- Meça a glosa 1414 dos últimos 12 meses, por operadora e por causa.
- Inclua a validade na conferência da guia antes do envio do lote.