O que é o aging de contas a receber?
É o relatório que mostra há quanto tempo cada valor a receber está em aberto, agrupado por faixas de dias e por devedor. No hospital, o devedor principal é a operadora de plano de saúde, e o aging se monta por operadora e, quando necessário, por contrato ou plano.
O aging é uma fotografia numa data-base, em geral o último dia do mês. O guia Indicadores do ciclo de receita mostra onde o aging entra no painel do hospital, ao lado do prazo médio de recebimento, da inadimplência e do índice de recebimento.
Dois hospitais podem ter o mesmo prazo médio de recebimento e carteiras muito diferentes; só o aging mostra se o saldo está nos primeiros 30 dias ou concentrado em faturas de seis meses de uma operadora.
O aging do hospital não é o aging de uma empresa comum
Três características da conta hospitalar mudam a montagem do relatório.
O vencimento vem do contrato. A Lei 9.656/1998 exige que o contrato entre operadora e prestador traga os prazos e procedimentos de faturamento e pagamento (art. 17-A, § 2º) [5]. A RN 503/2022, que regula esses contratos, não fixa número de dias para pagamento [6]. Por isso, o vencimento de cada fatura depende do calendário de cada contrato.
Parte do saldo é glosa. O demonstrativo de análise de conta, mensagem do padrão de Troca de Informações na Saúde Suplementar (TISS), informa o que foi pago e o que foi glosado em cada guia [7]. Um valor glosado pode estar em recurso ou ter sido aceito; misturar os dois numa faixa esconde o problema. O guia Demonstrativo de análise de conta e de pagamento explica como ler esse retorno.
O retorno nem sempre chega. A ANS mede, no Painel de Indicadores de Glosa, a proporção de guias sem nenhum valor pago ou glosado 30 dias depois do protocolo de cobrança [4]. Essa guia não é glosa nem atraso de pagamento: é conta sem resposta.
Qual data usar para contar a idade da conta?
A data que conta a idade define o que o aging mede. No hospital, há quatro candidatas:
| Data-zero | O que o aging mede | Quando usar |
|---|---|---|
| Alta ou atendimento | Tempo total desde o serviço prestado, incluindo o atraso interno | Visão da diretoria; comparação com a HFMA, que conta da alta (internação) ou da data do serviço (ambulatório) [8] |
| Envio do lote (protocolo TISS) | Tempo em poder da operadora, sem o atraso interno | Cobrança da operadora; o protocolo comprova o recebimento do lote [7] |
| Vencimento contratual | Atraso real em relação ao combinado | Régua de cobrança e conversa com a operadora |
| Data do demonstrativo da glosa | Idade da glosa em recurso | Gestão de glosas e prazo de recurso |
Na prática, vale manter duas visões: pelo vencimento, para cobrar, e pela data de envio, para comparar operadoras com prazos diferentes. O que vem antes do envio (contas com alta e ainda não faturadas) fica fora do aging de faturado e é medido à parte, como explica o guia Contas não faturadas (DNFB).
A planilha de aging tem uma linha por fatura e 14 colunas
A planilha de aging parte de uma linha por fatura (ou por guia, quando a operadora paga guia a guia), nunca uma linha por operadora. A tabela abaixo traz a estrutura da planilha modelo:
| Coluna | Conteúdo | Como preencher |
|---|---|---|
| Operadora | Nome e registro na ANS | Cadastro do contrato |
| Contrato ou plano | Quando a operadora tem prazos diferentes por produto | Cadastro do contrato |
| Nº da fatura e do lote | Identificação da cobrança | Sistema de faturamento |
| Protocolo e data de envio | Comprovante de recebimento do lote | Retorno TISS da operadora |
| Data da alta ou do atendimento | Data do serviço | Prontuário ou sistema de gestão |
| Vencimento contratual | Data de envio + prazo do contrato | Calendário de pagamento do contrato |
| Valor faturado | Valor apresentado | Fatura |
| Valor pago | Soma dos pagamentos já conciliados | Conciliação bancária e demonstrativo |
| Valor glosado em recurso | Glosa contestada, aguardando resposta | Controle de recursos |
| Valor glosado aceito | Glosa que o hospital decidiu não contestar | Controle de glosas |
| Saldo em aberto | Faturado − pago − glosa aceita | Fórmula |
| Situação | Sem retorno · Pago parcial · Glosa em recurso | Fórmula ou seleção |
| Dias em aberto | Data-base − vencimento (negativo = a vencer) | Fórmula |
| Faixa | A vencer · 1–30 · 31–60 · 61–90 · 91–180 · Acima de 180 | Fórmula a partir dos dias |
A data-base fica numa célula única, usada por todas as fórmulas. A glosa aceita sai do saldo em aberto e vai para a baixa contábil: deixá-la no aging faz a carteira parecer pior e esconde a perda definitiva. O guia Contas a receber hospitalar trata de provisão e baixa.
Com a base pronta, a visão de leitura é uma tabela dinâmica: operadoras nas linhas, faixas nas colunas, valores e percentuais do total. A HFMA recomenda que as faixas de cada pagador somem 100% do seu saldo faturado [8]. O percentual permite comparar operadoras de tamanhos diferentes.
Por que essas faixas. Até 90 dias, as faixas seguem o modelo de 30 em 30 dias que a HFMA também usa, e 90 dias é o corte da inadimplência da Anahp [1][8]. A faixa de 91 a 180 dias separa o atraso longo do saldo antigo; a HFMA usa 91–120 e “mais de 120” [8]. O hospital pode ajustar os cortes ao calendário dos seus contratos, desde que mantenha os mesmos cortes ao longo do tempo.
Como ler as faixas de atraso do aging?
Cada faixa de atraso do aging pede uma ação diferente, e a situação do saldo pesa tanto quanto a idade.
| Faixa (pelo vencimento) | Leitura típica | Ação |
|---|---|---|
| A vencer | Carteira dentro do prazo | Conferir protocolo de todos os lotes e se a operadora já emitiu o demonstrativo |
| 1–30 dias | Atraso recente, muitas vezes operacional | Confirmar recebimento do lote, pedir o demonstrativo pelo protocolo e conferir a conciliação [7] |
| 31–60 dias | Atraso que se repete ou conta sem análise | Contato formal com o relacionamento da operadora, com a lista de faturas e protocolos |
| 61–90 dias | Risco de virar inadimplência | Comunicação escrita citando a cláusula de pagamento do contrato; escalar para a gestão |
| 91–180 dias | Inadimplência no conceito da Anahp [1] | Reunião de conciliação de saldos, notificação e escalada prevista no contrato |
| Acima de 180 dias | Saldo antigo, de recuperação incerta | Decisão da diretoria: negociação, medidas formais ou provisão |
Três leituras completam a análise:
- Saldo sem retorno. Fatura vencida sem nenhum valor pago ou glosado aponta para lote não processado. O primeiro passo é pedir o demonstrativo pelo protocolo, antes de cobrar o pagamento [4][7].
- Glosa em recurso. Deve ter aging próprio, contado da data do demonstrativo, e ser acompanhada contra o prazo de resposta do contrato. A RN 503/2022 exige que o contrato preveja prazos de contestação, resposta e pagamento após reversão [6]. Veja o guia Gestão de glosas.
- Concentração. Uma operadora pequena com saldo grande acima de 90 dias pesa mais no risco do que o percentual geral sugere.
A prioridade da cobrança sai do cruzamento entre valor, faixa e situação
A idade sozinha não define a prioridade: um saldo alto de 45 dias pode valer mais atenção que um pequeno de 200. Uma ordem prática:
- Saldo alto nas faixas de 31 a 90 dias, que logo vira inadimplência.
- Faturas sem retorno em qualquer faixa vencida, que pedem reenvio ou demonstrativo.
- Glosas em recurso com prazo de resposta vencido, cobradas com a cláusula do contrato.
- Saldo acima de 90 dias por operadora, tratado em reunião de conciliação, e não fatura a fatura.
A cobrança segue o caminho do contrato. O guia Atraso de pagamento da operadora descreve os direitos do hospital e a escalada possível.
Quanto da carteira dos hospitais Anahp passa de 90 dias?
Em 2024, as faturas acima de 90 dias equivaliam a 61,53% de um mês médio de faturamento nos hospitais Anahp [1]. É a referência pública mais próxima do aging no Brasil, o indicador de inadimplência da Anahp: faturas em aberto há mais de 90 dias divididas pela média do faturamento mensal dos últimos 12 meses [1].
| Indicador (hospitais Anahp) | Valor | Período | Fonte |
|---|---|---|---|
| Inadimplência (faturas > 90 dias ÷ faturamento médio mensal de 12 meses) | 61,53% | 2024 | [1] |
| Índice de recebimento (recebido ÷ faturado das operadoras, últimos 5 anos) | 88,61% | 2024 | [1] |
| Prazo médio de recebimento (da nota fiscal ao pagamento) | 77,35 dias | 2025 | [2] |
| Prazo médio de recebimento | 73,84 dias | 1º trimestre de 2026 | [3] |
| Prazo médio de pagamento a fornecedores | 48,30 dias | 2025 | [2] |
Em outras palavras, o saldo acima de 90 dias equivalia a cerca de 0,6 mês de faturamento, nos 119 hospitais que informaram dados ao Observatório [1]. Para comparar, o hospital calcula a mesma razão com o seu aging: soma das faixas acima de 90 dias dividida pela média mensal faturada nos últimos 12 meses.
São médias de hospitais associados, referência de tendência e não meta. O guia Prazo médio de recebimento hospitalar detalha o cálculo e a série histórica.
Os erros mais comuns na montagem do aging
- Contar a idade pela emissão da nota para todas as operadoras, ignorando prazos contratuais diferentes.
- Deixar a glosa aceita no saldo, o que infla as faixas antigas.
- Não conciliar pagamentos parciais, mantendo faturas abertas pelo valor cheio (veja o guia Conciliação de pagamentos de operadoras).
- Mudar os cortes das faixas de um mês para o outro.
- Não fechar com a contabilidade: o total do aging deve bater com o saldo de contas a receber de convênios na data-base.
- Tratar o aging só como relatório de cobrança. O saldo das faixas antigas é caixa parado que o hospital financia; o guia Capital de giro hospitalar mostra como o prazo de recebimento pesa nesse financiamento.
O que vemos na operação
Na Accrua, o aging é montado a partir da conciliação, fatura por fatura. Os agentes conciliam cada demonstrativo com a conta enviada e classificam o saldo em aberto pela situação: a vencer, sem retorno da operadora, glosa em recurso ou glosa aceita. Só depois entram as faixas de idade, porque cada situação pede uma ação diferente.
Para a fatura sem demonstrativo, o acompanhamento de status sinaliza quando cabe pedir o retorno ou reenviar. Para a glosa em recurso, o prazo de resposta previsto no contrato fica controlado, e o recurso sai com a evidência que a operadora pede. Aceitar a glosa e baixar o saldo é decisão de uma pessoa, registrada em trilha auditável.
Quando o saldo das faixas mais antigas pesa no caixa, a Receita Garantida pode colocar no caixa do hospital, no prazo de que ele precisa, o valor da produção elegível. A leitura de risco por operadora, plano e tipo de conta, com prazo histórico, taxa de glosa e recurso aceito, é a mesma que organiza a prioridade de cobrança.
Por onde começar
- Defina a data-base (último dia do mês) e a data-zero de cada visão: vencimento para cobrar, envio para comparar.
- Cadastre o prazo de pagamento de cada contrato, para calcular o vencimento de cada fatura.
- Monte a base com uma linha por fatura, separando pago, glosa em recurso e glosa aceita.
- Gere a tabela por operadora e faixa, em valor e percentual, e feche o total com a contabilidade.
- Leve a lista acima de 60 dias à reunião mensal com cada operadora, com faturas e protocolos.